業務の効率化を進めるには、業務の効率化とは何かを理解したうえで、具体的なアイデアを取り入れることが必要です。この記事では、業務効率化とは何かを解説し、メンバーとリーダーそれぞれの具体的な業務効率化アイデアや、業務効率化に有効なツールを紹介します。
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1. 業務効率化とは
業務効率化とは、どのようなことなのでしょうか。ここでは、業務効率化の具体的な紹介や生産性向上との違い、テレワークで意識すべき業務効率化について説明します。
1-1. 業務の ムリ・ムラ・ムダ をなくすこと
業務効率化とは、業務にムリやムラ、ムダをなくし、効率化をはかることです。業務効率化により、人件費や経費、時間のコストを減らせることが期待できます。
1-2. 生産性向上との違いは？
業務効率化と生産性向上は、異なるものではありません。業務効率化は、生産性向上という目的のための1つの方法です。生産性向上は、インプットによってどれほどアウトプットを生み出せるかを意味します。したがって、業務効率化は、インプット時のコストを抑える1つの手段です。
1-3. テレワークでこそ意識したい業務効率化
現在、社会全体としてテレワークの導入が進んでいるタイミングのため、比較的、業務効率化は進めやすくなっています。総務省「令和3年通信利用動向調査の結果」によると、新型コロナウイルスなどの影響で、テレワークを導入した企業の割合は51.9％となっており、そのうちの74.3％の企業が「非常に効果があった、ある程度効果があった」と回答しています。テレワーク導入のタイミングで業務効率化を意識すれば、メンバーや企業の業務自体を迅速化することが期待できます。
2. 業務効率化の基本方針
ここでは、業務効率化はどのように進めるべきか、業務効率化の基本方針について解説します。
2-1. 可視化｜業務フローの見える化
まず初めに効率化したい業務の現状を把握して、業務フローの見える化を行う必要があります。その業務の「かかる時間」「作業を進める状況」「問題点」を数値に表すなどして可視化すれば、「ムリ、ムラ、ムダ」が見えてきます。
2-2. 型化｜業務マニュアル・テンプレートの作成
業務を可視化したら、業務マニュアルやテンプレートを作成していきます。見える化したことで業務の排除すべき「ムリ、ムラ、ムダ」が把握できているため、マニュアルなどをつくるときは、見える化した問題点を排除する方法や必要なツールなども検討し、最適なものを採用するのがポイントです。
2-3. 優先度の設定
業務の問題点を排除したら、業務自体に優先順位をつけていきます。例えば、時間がかかる業務と時間がかからない業務を分けて、スケジュール表などで管理するのもいいでしょう。スケジュール管理ができていれば、時間を意識して業務できる意識づけにつながります。
2-4. 担当者変更・アウトソース
業務の担当者を変えたり、アウトソースしたりすることも業務効率化のポイントです。メンバーには得意/不得意があるので、適材適所に配置することで業務をスムーズに進められます。業務の現状を見える化すれば、現担当者がその業務に適しているのかどうかも見えてくるでしょう。また、該当業務に特化した専門業者に、アウトソースする方法もあります。アウトソースすることでメンバーの負担が減り、ほかの業務の効率化にもつなげられるでしょう。
2-5. PDCA・振り返り
次に、業務についてPDCAのサイクルを回していきます。業務効率化は、計画し、実行することでは終わりではありません。常に改善を続ける必要があります。効率的にPDCAを回していくには、実行したことの評価や改善点の洗い出しも重要です。
2-6. 業務をデータベースで管理する
業務効率化を実行したタイミングで、業務をデータベースで管理することもおすすめです。例えば、顧客とのやり取りの履歴や内容、業務での問題点やトラブル事例などです。データ化しメンバーがいつでも見られる状態にしておけば、顧客対応の統一化やトラブル対処のマニュアルにもなります。
3. 【メンバー向け】業務効率化アイデア3選
ここでは、メンバー向けの業務効率化を3つ紹介します。
3-1. 業務時間と休憩の自己管理
業務時間と適度な休憩を自ら管理する習慣をつけましょう。タイマーなどを使って、1つの業務にどれくらいかかったかを把握すれば、改善にもつながります。また、適度な休憩でリフレッシュし、集中力を維持することも大切です。
3-2. 同じミスを繰り返さない
同じミスを繰り返さなければ、それだけ業務を効率化できます。同じミスを繰り返すのは、1つの業務に時間をかけてしまう原因です。自ら同じミスをしないための意識や工夫をすれば、業務効率化につながります。また、ミスをメンバー内で共有し、注意喚起することも重要です。
3-3. 作業しやすい環境づくり
仕事を進めやすい環境づくりも大切です。デスクの上は効率的に作業を進められるように整理されているか、PCのデスクトップやメールの整理はされているかなど、自分が使いやすい環境にしましょう。
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4. 【リーダー・管理者向け】業務効率化アイデア3選
ここでは、リーダーや管理者向けの業務効率化を3つ紹介します。
4-1. マニュアルで業務のクオリティを均一化する
業務のマニュアルを導入し、メンバーそれぞれの作業クオリティを均一化しましょう。マニュアルをつくることで、効率的に働くメンバーと、そうでないメンバーの差を縮められます。
4-2. テレワークの導入
テレワークを導入するのも1つの方法です。前述したように、テレワークを導入した企業の74.3％が「効果があった」という調査結果もあります。業務はオフィスに集まらないとできない作業ばかりではありません。テレワークに移行できる作業があれば、業務効率化だけでなく、コスト削減にもつながります。
4-3. ツールの導入
ツールを導入し、業務を効率的にする方法もあります。ポイントは、現状の問題点を把握し、業務効率化につながるツールを選ぶことです。作業内容に合ったツールを選べば、より効果が期待できるでしょう。
5. 業務効率化に有効なツール3選
ここでは、業務効率化に有効なツール3選を紹介します。
5-1. メンバーの管理に困ったときはタスク管理ツール
メンバーの業務の進捗や、全体の作業の進み具合を管理するなら、タスク管理ツールがおすすめです。作業の漏れや、期日などを管理できるので、適切な指示を行えます。メンバーそれぞれで、自身の進捗や期日を確認できるのもメリットです。
5-2. テレワークの導入でコミュニケーションに困ったときはチャットツール
チャットツールを導入することで、テレワークでも円滑にコミュニケーションをとることができます。コメントにアクションできる機能もあるので、既読かのチェックできますし、ログイン中なのかも確認可能です。テレワークでも、スムーズなやり取りができるでしょう。
5-3. 顧客管理に困ったときはMAツール
MA（マーケティングオートメーション）ツールは、マーケティング活動を可視化し、自動化のプロセスを実現するツールです。顧客除法の管理はもちろん、商品やサービスの購買意欲の高い顧客の選定も自動で洗い出せます。顧客に効率的なアプローチができることでムダを省き、業務効率化を進められるでしょう。
MAの主要ツールの比較とMAでできることについては、下記資料にて詳しくご紹介しておりますので、こちらも是非合わせてご一読ください。
6. まとめ
業務効率化するには、何の業務にどのような問題点があるか、現状を把握したうえで進めることが必要です。そのためには、業務効率化とは何かを理解し、自社にはどのような方法が効果的なのかを考慮して導入することが求められます。リーダーやメンバーそれぞれの意識づけも大切ですが、業務を効率的にする環境づくりも重要です。業務効率化を目的としたさまざまなツールがあるので、導入することも検討しましょう。
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●目次
1. 業務効率化とは
2. 業務効率化の基本方針
3. 【メンバー向け】業務効率化アイデア3選
4. 【リーダー・管理者向け】業務効率化アイデア3選
5. 業務効率化に有効なツール3選
6. まとめ